امروزه استخدام شدن در سازمان ها و ارگان های مختلف نیاز به طی کردن مراحلی دارد و فرد برای استخدام باید به واحد کارگزینی مجموعه مراجعه کند. در این مقاله میخواهیم صفر تا صد کارگزینی چیست را به شما توضیح دهیم و شما را با وظایف واحد کارگزینی آشنا کنیم.

کارگزینی چیست

در سازمان ها و شرکت های بزرگ بخشی تحت عنوان واحد کارگزینی دارند که زیر مجموعه ای از بخش مدیریت منابع انسانی میباشد که به عنوان یکی از بخش های مهم در سازمان محسوب میشود.

در مرحله اول برای استخدام کردن نیروی جدید فرد باید از فیلتر واحد کارگزینی عبور کند تا بتواند مراحل استخدام را طی کند. سوالی که ممکن است برای شما مطرح شود این است که کارگزینی چیست و چه وظایفی برعهده دارد و چه کاری در این واحد انجام میشود که اهمیت زیادی دارد؟

در واقع در تعریف شغل کارگزینی میتوان گفت این شغل برای جذب نیرو و ارزیابی افراد واجد شرایط برای استخدام، ایجاد انگیزه میان نیروهای کاری و ارزیابی فعالیت کارمندان در سازمان تعریف میشود. در واقع میتوان گفت اولین مرحله ای که فرد برای استخدام شدن باید طی کند مراجعه به واحد کارگزینی میباشد.

در این واحد ارزیابی های مختلفی از افراد به عمل میاید تا در نهایت نیروی کاری فعال و مورد نیاز مجموعه استخدام شود. رد بخش کارگزینی سازمان اطلاعات و ویژگی های افراد ذخیره میشود و پرونده استخدامی افراد در این بخش میتواند اطلاعات جامعی درباره پرسنل سازمان در اختیار قرار دهد.

تفاوت کارگزینی و مدیریت منابع انسانی

شما اکنون میدانید کارگزینی چیست اما سوالی که مطرح میشود این است که تفاوت کارگزینی با مدیریت منابع انسانی چیست و این دو بخش در سازمان چه فعالیت هایی انجام میدهند.

به طور کلی میتوان گفت بخش مدیریت منابع انسانی مربوط به کل نیروی کاری سازمان میباشد و یک بخش بزرگ را شامل میشود اما بخش کارگزینی زیر مجموعه ای از بخش مدیریت منابع انسانی است که بر جذب نیرو و ارزیابی عملکرد و سیاست مدیریت منابع انسانی تمرکز دارد.

اگر بخواهیم به زبان ساده تر توضیح دهیم که تفاوت مدیریت منابع انسانی با کارگزینی چیست میتوان گفت بخش کارگزینی بررسی های لازم را درباره عملکرد پرسنل و ویژگی های افراد واجد شرایط برای استخدام انجام میدهد و گزارشاتی را به بخش مدیریت منابع انسانی ارسال میکند تا بر اساس فعالیت های صورت گرفته تصمیمات لازم را اتخاذ کنند.

حکم کارگزینی چیست

تا حدودی با بخش کارگزینی آشنا شدید اما مسئله مهمی که در مورد کارگزینی مطرح میشود این است که حکم کارگزینی به چه دردی میخورد و این حکم چه کاربردی دارد؟

تعد از آن که بررسی های لازم برای استخدام افراد انجام شد بر اساس آن که فرد باید به مدت معلوم استخدام شود و در صورت نیاز استخدام او تجدید شود و یا در صورتی که فرد به صورت مادام العمر استخدام شود حکم کارگزینی که برای فرد صادر میشود متفاوت خواهد بود.

در اقع میتوان گفت از فرم کارگزینی میتوان نوع استخدام پرسنل را تعیین کرد که برای استخدام مادام العمر به آن حکم پرسنلی و برای استخدام برای مدت معین و نیاز به تجدید استخدام قرارداد پرسنلی به کار میرود.

در پایخ به سوال حکم کارگزینی چیست باید گفت این حکمی میباشد که برای فرد تازه استخدام شده در سازمان صادر میشود و نشان دهنده شروع رسمی کار فرد میباشد. رد حکم کارگزینی تعیین میشود که فرد چه وظایفی در سازمان برعهده دارد و در مورد وظایف کارمند و کارفرما در قبال هم توضیح داده میشود.

ایجاد حکم کارگزینی در سازمانن میتواند بار حقوقی برای سازمان داشته باشد و به همین دلیل ارزش زیادی برای سازمان خواهد داشت.

از دیگر کاربرد های حکم کارگزینی میتوان به ارائه گزارش ارتقا شغلی پرسنل اشاره کرد که در این حکم به طور کلی تعیین میشود.

به طور کلی تمام امور مربوط به پرسنل در سازمان در احکام کارگزینی تعیین میشود و هرآنچه در مورد ارتقا شغلی و ترفیع جایگاه و افزایش حقوق و دستمزد نیاز است ثبت شود در این حکم گزارش داده میشود.

به طور کلی میتوان گفت در حکم کارگزینی جایگاه پرسنل در چارت سازمانی تعیین میشود و گزارش در مورد وضعیت شغلی و استخدامی افراد به بخش مدیریت منابع انسانی اطلاع داده میشود.

اطلاعات حکم کارگزینی شامل اطلاعات هویتی فرد ، حقوق و دستمزد دریافتی پرسنل و جایگاه شغلی و سازمانی کارمند ثبت میشود.

انواع حکم کارگزینی

به طور کلی بر اساس نوع سازمان و استخدامی که در ان صورت میگرد انواع حکم کارگزینی مطرح میشود که عبارتند از :

• حکم کارگزینی شرکت های خصوصی

این حکم بر اساس نوع استخدام و احکام حقوقی تفاوت هایی با سایر احکام دارد و شرکت های خصوصی معمولا مطابق با قانون کار و بیمه تامین اجتماعی استخدام قراردادی را در این احکام به ثبت میرسانند. در صورتی که شرکت قصد استخدام رسمی افراد را به صورت دائمی داشته باشد حکم کارگزینی کارگران رسمی را صادر میکند.

• حکم کارگزینی شرکت های دولتی

در رکت هیا دولتی نیز به صورت قراردادی پرسنل استخدام میشوند و حکم کارگزینی قراردادی به آن ها اعطا میشود. در صورتی که افراد به استخدام رسمی دائمی شرکت های دولتی در بیایند برای آن ها حکم کارگزینی رسمی و در صورتی که استخدام به صورت قراردادی باشد قرارداد پرسنلی صادر میشود.

• حکم کارگزینی بازنشستگان

این حکم همان طور که از نامش مشخص است برای بازنشستگان صادر میشود و فرقی نمیکند که فرد درسازمان دولتی و یا خصوصی مشغول به کار بوده و این حکم برای همه پرسنل بازنشسته در ارگان های مختلف صادر میشود. بازنشستگان میتوانند برای دریافت حکم کارگزینی بازنشستگی به سایت صندوق بازنشستگی کشور مراجعه کنند.

حکم کارگزینی ضامن چیست

یکی از شرایط دریافت وام این است که فرد متقاضی حکم کارگزینی ضامن داشته باشد که این حکم میتواند تضمینی برای دریافت وام توسط فرد برای سازمان و ارگان مورد نظر باشد. از شرایط حکم کارگزینی ضامکن میتوان به سابقه کاری 5 ساله کارمند اشاره کرد.

همچنین اعضای هیئت علمی داشنگاه های آزاد و وزارت خانه های علوم و تحقیقات و بهداشت و فناوری میتوانند به عنوان ضامن حکم کارگزینی خود را ارائه دهند.

شرح وظایف کارگزینی

به طور کلی میتوان گفت واحد کارگزینی سازمان دارای وظایفی میباشد که باید آن را در حوزه های مختلف به نحو احسن انجام دهد. شرح وظایف کارگزینی به صورت زیر میباشد:جذب و استخدام نیروی جدیدعقد قرارداد کاریمحاسبه حقوق و دستمزد پرسنل

نحوه زدن حکم کارگزینی

برای زدن حکم کارگزینی یا به عبارتی صدور حکم کارگزینی باید نکاتی رعایت شود تا سازمان درگیر مسائل حقوقی نشود و امور مربوط به پرسنل و استخدام نیروی جدید بدون هیچ مشکلی پیش رود و مطابق با سیاست های سازمان باشد.

سازمان ها بر اساس خصوصی و دولتی بودن باید نکماتی را برای صدور حکم کارگزینی در نظر داشته باشند که در این قسمت تعدادی از نکات زدن حکم کارگزینی را به اطلاع شما میرسانیم.

1. واحد کارگزینی باید دستورالعمل ها و قوانین و آیین نامه ها را در نظر داشته باشد و مهمتر از همه در تمام شرایط کاری و احکام قوانین کشور و قوانین کار را در نظر داشته باشد.
2. در نظر داشتن چارت سازمانی و تعیین جایگاه افرادی که تازه در سازمان استخدام شده اند.
3. ثبت اطلاعات هویتی پرسنل و سوابق کاری و جایگاه شغلی آن ها
4. در نظر داشتن سیاست های سازمان برای استخدام و ارتقا شغلی
5. در نظر گرفتن جایگاه شغلی افراد و عملکرد آن ها برای ارتقا شغلی

نمودار کارگزینی چیست

گزارش های کارگزینی میتوانند به صورت نمودار عرضه شوند که نمودار های سازمانی که بری ارائه گزارش از آن ها استفاده میشود عبارتند از:

• نمودار ساده

این نمودار میتواند سلسله مراتب اداری سازمان را نمایش دهد و نشان دهنده واحد های بالاتر و واحد های زیر دست باشد.

• نمودار وظایف

با استفاده از این نمودار میتوان روابط واحد اصلی را با بخش های تابعه نشان داد که میتوان از آن برای نمایش شرح وظایف شغل استفاده کرد. در این نمودار فعالیت های شغل معین میشود و میتوان با مشاهده آن به شرح وظایف مشاغل مختلف سازمانی پی برد.

• نمودار کارگزینی

این یک نمودار برای شرح وظایف میباشد که چهار گوشه آن عنان شغل و نام شاغل ذکر میشود و مشخصات شغل مورد نظر در این نمودار تعیین میگرددو اطلاعات کارگزینی به طور کلی در این نمودار قرار میگیرد.

کد کارگزینی چیست

بعد از آن که در واحد کارگزینی سازمان بررسی های لازم صورت گرفت و اطلاعات پرسنل جدید ثبت گردید به هر کارمند یک کد کارگزینی تعلق میگیرد که با استفاده از کد کارگزینی میتوان به مشخصات هویتی فرد و شغلی او پی برد.

سامانه کارگزینی یا نرم افزار کارگزینی

سامانه کارگزینی سامانه ای میباشد که شما میتوانید به صورت حضوری و در بعضی موارد به صورت آنلاین اقدام به جذب نیرو کنید. در سامانه کارگزینی آنلاین تمام شرایطی که به صورت حضوری انجام میشود بدون نیاز به مراجعه حضوری انجام میشود و میتوان افراد را برای جایگاه های شغلی مورد نظر انتخاب کرد.

اگر بخواهیم درباره مزایا نرم افزار کارگزینی با شما صحبت کنیم باید بگوییم در سازمان های کوچک ممکن است بخش کارگزینی وجود نداشته باشد اما از کارگزینی برای مشاغل حساس استفاده میشود و باید اطلاعات به صورت جزیی ثبت شود.

این اطلاعات عبارتند از گزارش عملکرد پرسنل، ساعات ورود و خروج کارمندان، محاسبه جزیی حقوق و دستمزد و … که برای راحتی کار بهتر است از نرم افزار های کارگزینی استفاده شود. در نرم افزار کارگزینی میتوان به صورت دقیق و جزیی شرح مشاغل سازمان را انجام داد و کلیه امور صدور احکام کارگزینی ، ارائه گزارش عملکرد پرسنل به صورت ماهیانه و سالانه ،حقوق و دستمزد کارمندان و … در نرم افزار کارگزینی به راحتی انجام میشود.

کارگزین کیست

تا اینجای مقاله متوجه شدید کارگزینی چیست و چه وظتیفی برعهده دارد اما سوالی که مطرح میشود این است که اصلا کارگزین کیست و چه کسی میتواند به عنوان کارگزین مشغول به فعالیت در سازمان ها باشد. در واقع کارگزین فردی میباشد که باید وظایف کارگزینی را به نحو احسن انجام دهد. کارگزین باید بتواند زیر نظر مسئول مافوق که تخصص کافی در زمینه مورد نظر دارد عملیات کارگزینی را انجام دهد. در ادامه شما ر با وظایف کارگزین آشنا میکنیم.

وظایف کارگزین

یه طور کلی کیک کارگزین وظایف متعددی خواهد داشت و باید یتواند وظایف خود را در بخش های مختلف به درستی انجام دهد تا سیاست های کاری سازمان با مشکلی رو به رو نشود. شرح وظایف کارگزینی به صورت زیر میباشد:

• کارگزین باید بتواند پرونده پرسنلی ایجاد کند.
• توانایی اطلاع رسانی و تبلغیات برای جذب نیرو به صورت پربازده
• تنظیم و تکمیل قرارداد های کاری پرسنل و نیروی جدید
• پاسخگویی به ارباب رجوع
• صدور حکم کارگزینی
• انجام امور مربوط به ارتقا شغلی پرسنل
• تعیین سوابق کاری کارمندان
• محاسبه حقوق و دستمزد کارمندان
• انجام امور بازنشستگان
• اجرای قوانین استخدامی در سازمان
• آموزش کارکنان زیر دست
• انجام امور مربوط به اخراج و قطع همکاری با کارمندان
• تهیه گزارش عملکرد از پرسنل
• پیگیری امور رفاهی پرسنل
• تنظیم قرارداد کاری نیرو های کاری جدید
• پیگیری امور بیمه کارمندان
• پیش بینی نیاز های پرسنل و تامین نیاز های جایگاه شغلی آن ها
• ابلاغ آیین نامه های مربوطه به پرسنل

مهارت های کارگزین

برای آن که یک فرد بتواند به عنوان کارگزین مشغول به فعالیت شود باید مهارت هایی داشته باشد که به طور کلی توانیی کارگزین یا مهارت های کارگزین عبارتند از:

• آشنایی با امور اداری و انجام کار های اداری با نرم افزار های مورد تایید سازمان(یکی از رایج ترین نرم افزار هایی که در امور اداری استفاده میشود نرم افزار اکسل میباشد. اگر میخواهید به صورت رایگان کار با نرم افزار اکسل را یاد بگیرید میتوانید به صفحه آموزش اکسل مراجعه کنید.)
• آشنایی با وظایف مدیریت منابع انسانی
• آشنایی با روش های جذب پرسنل جدید و اطلاع رسانی عمومی برای انتشار اخبار استخدام
• آشنایی با امور حقوق و دستمزد
• آشنایی با قوانین بیمه تامین اجتماعی و لحاظ کردن حق بیمه در حقوق و دستمزد کارمندان (مطالعه بیشتر : حق بیمه تامین اجتماعی 1401)
• توانایی نظارت بر کار پرسنل و ارزیابی عملکرد آن ها
• توانایی پاسخگویی و ارتباط با ارباب رجوع
• توانایی بررسی دوره ای عملکرد کارمندان
• توانایی صدور احکام کارگزینی
• صدور ابلاغیه های کاری
• تهیه گزارش ماهیانه

نمونه حکم کارگزینی

در این قسمت برای آن که شما آشنایی بیشتری با احکام کارگزینی داشته باشید ما نمونه حکم کارگزینی را برای شما عزیزان قرار دادیم. شما میتوانید با استفاده از این نمونه فرم خام حکم کارگزینی برای سازمان خود نیز استفاده کنید.

جمعبندی

در این مقاله تلاش بر این بود صفر تا صد کارگزینی چیست به شما توضیح داده شود و درباره وظایف کارگزینی اطلاعات جامعی در اختیار شما قرار گیرد. اگر سوالی در این حووزه دارید خوشحال میشویم در قسمت نظرات بیان کنید تا کارشناسان ما در اسرع وقت پاسخ شما را بدهند.

سوالات متداولکارگزینی چیست؟

کارگزینی یکی از بخش های اساسی در سازمان به شمار میرود که برای استخدام پرسنل جدید و گزارش گیری از عملکرد پرسنل اهمیت زیادی پیدا میکند و فعالیت های خطیری را برعهده دارد. به طور کلی کارگزینی مسئول شرح وظایف مشاغل مختلف سازمان، ثبت اطلاعات فردی و کاری پرسنل و نظم بخشیدن به پرونده های آن ها و صدور احکام استخدامی و اجرای قوانین و آیین نامه های استخدامی و … میباشد که به طور کلی در مقاله توضیح داده شده است.وظایف کارگزینی چیست؟

کارگزینی به عنوان زیر مجموعه مدیریت منابع انسانی سازمان مشغول به فعالیت میباشد و وظایفی مانند جذب نیروی کاری جدید، عقد قرارداد کاری، محاسبه حقوق و دستمزد، ارائه گزارش عملکرد کارمندان، انجام امور مربوط به ارتقا شغلی پرسنل و یا قطع همکاری با پرسنل و … دارد که به طور کامل در مقاله توضیح داده شده است.